Moja baza wiedzy – jakiej aplikacji używam?

Żyjemy w erze, w której informacje są dla nas dostępne na każdym kroku. Niestety sama dostępność nie oznacza tego, że łatwo będzie nam odnaleźć to, czego w danej chwili szukamy.

Od dłuższego czasu rozglądam się za aplikacją, która stanie się moim „centrum dowodzenia”, w której uporządkuję nieustannie pojawiające się nowe wyzwania, zobowiązania albo po prostu informacje, które chcę mieć pod ręką, kiedy będę ich potrzebował.

Przez ostatni rok ostatnie trzy lata przetestowałem już wiele aplikacji i chyba w końcu znalazłem to, czego szukałem.

Zanim zaczniemy

Najważniejsze, co udało mi się odkryć to fakt, że nie ma rozwiązania, które byłoby idealne dla każdego. Wszyscy mamy swoje preferencje i oczekiwania co do tego, jaki powinien być idealny planer/organizer.

Aplikacje, które dla innych były spełnieniem wszystkich marzeń, mnie nie satysfakcjonowały i wciąż czegoś im brakowało. Po kilku latach aktywnych poszukiwań zdałem sobie sprawę z tego, że nie znajdę tego wszystkiego, czego mi potrzeba w jednym miejscu. I ma to swoje dobre strony.

Przede wszystkim – w przypadku utraty danych z jednej aplikacji nie tracę całego systemu, co najwyżej jego część.

Po drugie, zespołom deweloperskim łatwiej jest stworzyć narzędzie skupione naprawdę mocno na jednej rzeczy niż rozwijać kombajn, który łączy wszystkie funkcje.

Obecnie mój system składa się z trzech oddzielnych części składowych:

• software do tworzenia notatek – to musi być dość elastyczne narzędzie z opcją łatwego łączenia danych między sobą – to taki mój digital garden, którego kiedyś większą część będę chciał upubliczniać
• to-do – wciąż testuję, jak wiele z moich list zadań może się zmieścić wewnątrz mojej aplikacji do notatek (najczęściej zadania związane z progresją obecnego projektu znajdują się wewnątrz notatki dotyczącej projektu), ale jest również wiele zadań, o których muszę pamiętać, a które nie mieszczą się w zakresie jednego projektu
• kalendarz – moja pięta achillesowa – kiedy tylko się przyłożę i wpisuję moje zadania do kalendarza, moje dni stają się bardziej produktywne, lepiej o wszystkim pamiętam, ale nadal ciężko mi skłonić się do regularnego jego prowadzenia.

Czasami dodatkowym elementem jest dzienna lista zadań wypisana na kartce papieru, bądź w widgecie na głównym ekranie mojego telefonu. Odkrywam, że wydzielenie listy na dany dzień pozwala mi się skupić na nich, a nie szukać innych (np. łatwiejszych, choć mniej ważnych) w moich pozostałych programach.

Jakie aplikacje testowałem?

Do testów wybierałem aplikacje polecane przez innych, takie, które znalazłem w artykułach podobnych do niniejszego, czy po prostu przeszukując Google (wielokrotnie i długo 😉 ).

Trello

Trello to aplikacja stworzona przez firmę Fog Creek, a w 2017 została przejęta przez Atlassian. Służy do tworzenia tablic w stylu Kanban. Jest to bardzo dobre rozwiązanie przy planowaniu projektu, jego kolejnych faz i zadań, które w nim następują, ale średnio w moim odczuciu sprawia się jako miejsce to zapisywania moich list to-do. Zbyt szybko można pogubić się w nadmiarze tablic, kolumn i elementów. Wersja darmowa zawiera nielimitowaną ilość tablic, kart oraz ilość miejsca, natomiast ograniczenie dotyczy maksymalnej wielkości pojedynczego pliku (10MB) oraz dodatków, dzięki którym można rozszerzać możliwości tablicy (np. kalendarze, niestandardowe pola, automatyzacja).

Evernote

W Evernote nie do końca odpowiadała mi funkcja dzielenia wszystkiego na notatniki (w moim odczuciu notatniki dawały zbyt mało elastyczności), jednak funkcja wyszukiwania pozwalała się łatwo odnaleźć, nawet przy dużej liczbie zadań.

Ciężko było mi wydzielić najmniejsze zadanie, które można by było zapisać jako pojedynczą notatkę, a które jako część listy wewnątrz notatki.

Bardzo fajną opcją była możliwość nagrywania notatek głosowych, dobrze sprawdzało się to w momentach, gdy nie miałem możliwości lub czasu napisać notatki samodzielnie.

Nie do końca pasował mi design, szczególnie w wersji webowej (same ikony w menu po lewej stronie nie zawsze były czytelne, zapominałem co która oznacza).

W tamtym czasie próbowałem również rygorystycznie wprowadzać metodę GTD (Getting Things Done) i całe to połączenie nie do końca mi odpowiadało.

Evernote w wersji darmowej nakłada limit na ilość przesyłanych danych (60MB na miesiąc) oraz wielkość pojedynczej notatki (25MB). Obawiałem się przez to, że nie będę do końca w stanie przetestować tej usługi i nie natknąć się na limit.

Google Keep

Aplikacja od Google dobrze sprawdza się, gdy trzeba bardzo szybko zapisać jakąś rzecz. Wystarczy wejść, kliknąć utwórz notatkę i już możemy tworzyć.

Dobrze sprawdza się do tworzenia listy zakupów. Kiedy jestem na zakupach, a mojej ukochanej przypomni się, że miałem coś kupić – ląduje to na naszej współdzielonej notatce, która szybko synchronizuje się i już wiem, co mam kupić.

Obecnie do współdzielonych list zadań używam innych aplikacji, do niedawna było to Microsoft To-Do, a obecnie używam TickTicka.

Google Keep brakuje jednak bardziej rozbudowanych funkcji typu dodawania odniesień do notatki wewnątrz innej notatki, relacja typu rodzic-dziecko dla notatek i to sprawiło, że oprócz trzymania strzępków informacji, nie używam jej zbyt mocno.

Orgzly

Na Emacsa natknąłem się podczas mojej podróży przez świat Web Developmentu. Niektórzy programiści rozpływali się nad możliwościami tego już ponad czterdziestoletniego programu, a w szczególności nad możliwościami Org-mode, czyli jednego z trybów działania Emacsa.

Dużą zaletą org-mode jest to, że używa formatu tekstowego. Nie jest konieczne używanie żadnego oprogramowania, żeby zapisane informacje odczytać i wykorzystać.

Dodatkowo, możliwości Emacsa są naprawdę ogromne. Niektórzy wykorzystują go jako skrzynkę pocztową, przeglądarkę internetową, nawet jako menedżer okien. Warto zainteresować się tym programem, choćby spróbować niektórych funkcji.

Z Emacsem miałem dwa podstawowe problemy:

• brak dobrej aplikacji na smartfony (ja działam na Androidzie, nie wiem jak sprawa przedstawia się w tej kwestii na iOSie)

Dużą wagę przywiązuję do tego, żebym mógł używać aplikacji bez problemu na każdej platformie, z której korzystam. Na Androidzie korzystałem z Orgzly i częściowo z emulatora terminala Termux, na którym włączałem pełnoprawną wersję Emacsa.

Możliwość włączenia tak rozbudowanego programu na moim smartfonie jest świetną rzeczą, ale Emacs jest takim programem, z którego najwięcej czerpie się, korzystając z klawiatury (ilość skrótów klawiszowych może przyprawić o ból głowy, ale daje świetne możliwości przyspieszenia swojej pracy, jeśli dobrze je zapamiętasz). Dodatkowo, dużo korzysta się z klawiszy CTRL (CMD), SHIFT i ALT, a klawiatury na smartfonie nie są do tego przystosowane i wygoda takiego rozwiązania jest mierna.

Orgzly z drugiej strony nie jest najgorszym rozwiązaniem, ale nie daje możliwości automatycznej synchronizacji np. po wprowadzeniu zmian czy uruchomieniu aplikacji, więc wszelkie synchronizowanie (z Dropboxem) trzeba wykonywać samodzielnie i o nim pamiętać. To był dla mnie duży minus, bo choć możliwości Orgzly i Emacsa są naprawdę ogromne, to czasami zapominałem zsynchronizować zmiany na telefonie zanim zacząłem coś wprowadzać, a niestety w przypadku konfliktu (gdy zarówno wersja w chmurze, jak i lokalna są edytowane) możemy wybrać czy chcemy nadpisać opcję lokalną, czy tę w chmurze.

• brzydki wygląd

To też kwestia osobistych preferencji, ale do mnie odpowiednia ilość whitespace, ładna czcionka naprawdę przemawiają i dużo chętniej wracam do dobrze zaprojektowanych wrażeń. Emacs jest skupiony na funkcjonalności i choć jest cała masa przygotowanych motywów i można nawet zaprojektować własny, to jednak żaden mnie nie przekonał, a przy używaniu narzędzia do zwiększania własnej produktywności nie chciałem większości czasu poświęcać na projektowanie samego narzędzia. W dodatku, motywy działają jedynie w Emacsie (Orgzly posiada trzy bardzo podstawowe motywy, które są w porządku, ale jak dla mnie – brakuje im tego „czegoś” 😉 ).

Notion

Przez jakiś czas pierwsze miejsce na mojej liście zajmowało Notion. I trzeba przyznać tej aplikacji to, że jest niesamowicie elastyczna. Może być jednocześnie bazą danych, listą zadań, łączyć bazy danych relacyjnie między sobą.

Możliwości są ogromne, ale wraz z możliwościami pojawia się ryzyko narzędziozy. To schorzenie, które często mnie dotykało wcześniej i powodowało, że więcej czasu poświęcałem na doskonalenie narzędzia, niż na faktyczne jego wykorzystanie.

Problemem Notion jest również bezpieczeństwo danych. Jeśli zamierzasz przechowywać tam dane wrażliwe, to musisz wiedzieć, że na chwilę obecną dostęp do Twoich danych może mieć ktoś z teamu Notion.

Po drugie, w Notion dane znajdują się na ich serwerach. Pewnie, jest to problem większości tej branży, ale w mojej głowie pozostaje często pytanie: a co, jeśli nagle zmienią model biznesowy? A jeśli zdecydują o zamknięciu serwerów?

Szanse na powyższe zdarzenia są nikłe, ale wciąż myśl o nich wywołuje pewien niepokój. W toku myślenia o mojej bazie wiedzy doszedłem do wniosu, że wolę sam zarządzać plikami, w których przechowywana jest moja wiedza.

Do Notion na pewno trzeba się nieco przystosować i być chętnym do nauki. Ale ładny, czytelny wygląd upraszcza, czy też uprzyjemnia to zadanie. Notion ma też rozbudowaną dokumentację (stworzoną, a jakże, w Notion), która pozwala uczyć się nowych i lepszych funkcji tej aplikacji.

Aktualizacja (07.2020): Notion zniosło limit 1000 bloków i teraz w wersji darmowej można mieć nielimitowaną ilość bloków, a ograniczenie dotyczy ilości gości oraz wielkości załącznika (5 MB). Wersja za 4$ miesięcznie znosi te ograniczenia. Zniesienie limitu sprawia, że Notion stało się jeszcze bardziej atrakcyjnym wyborem.

W darmowej wersji występuje ograniczenie do 1000 elementów (całkiem sporo, ja wciąż wykorzystuję tę wersję), a wersja personalna kosztuje 4$ (przy płatności miesięcznej 5$) na miesiąc. Nie jest to więc rozwiązanie najtańsze spośród narzędzi wymienionych przeze mnie, ale wartość, jaką można dzięki Notion zyskać znacznie przekracza to, co musimy zapłacić.

Z czego korzystam obecnie?

Robienie notatek – Obsidian.md

Do tej aplikacji musiałem się przekonać z czasem. Gdy wzrastała moja troska o to, bym to ja sprawował kontrolę nad moimi danymi, to tym mocniej zaczynał do mnie przemawiać Obsidian, ale wciąż nie potrafiłem docenić jego możliwości.

Dodatkowo zainteresowanie systemem tworzenia notatek o nazwie Zettelkasten powodowało, że Obsidian wydawał się obiecującą alternatywą.

W końcu spróbowałem wszystko poustawiać i nieco nauczyć się jego obsługi (nieocenioną pomocą były filmy Danny’ego Hatchera, polecam). I kliknęło. Co prawda nie korzystam z płatnego i wbudowanego w Obsidian sposobu synchronizacji danych pomiędzy urządzeniami, ale użycie aplikacji OneSync oraz mojego OneDrive’a do synchronizacji działa wystarczająco dobrze.

Poza tym, przekonałem się, że mobilnie najczęściej chcę zanotować coś, co może trafić do Skrzynki Odbiorczej mojego systemu lub chcę po prostu coś sobie sprawdzić, a do tego ta metoda synchronizacji sprawdza się zupełnie dobrze.

Obsidian w skrócie jest edytorem plików markdown. Korzysta z Twojego systemu plików i to Ty decydujesz, gdzie i jak przechowywane są Twoje dane. Sam program pozwala Ci efektywnie nawigować pośród plików z użyciem połączeń dwustronnych (spopularyzowana metoda przez Zettelkasten – gdy tworzysz link w jednym pliku do drugiego, to po przejściu do niego, możesz zobaczyć, jakie notatki do niego odnoszą).

Sposób budowania notatek w Obsidianie powoduje, że możesz podążać swoim tokiem myślenia i bardziej niż sztywnym notatnikiem, Obsidian jest cyfrowym rozszerzeniem twojego mózgu.

P.S.

Jeśli nie korzystasz z opcji synchronizacji czy możliwości publikowania treści bezpośrednio z Obsidiana, to jest on zupełnie darmowy.

To-do – TickTick

Na temat tej aplikacji napiszę więcej, gdy ją już wystarczająco dobrze poznam. Prawda jest taka, że części mojej listy zadań pozostają rozsiane po różnych aplikacjach i powinienem je zebrać po raz kolejny w jednym miejscu.

Do tej pory używałem do tego Microsoft To-Do, ale ostatnio zaczęły mi doskwierać pewne braki (sortowanie zadań, brak rozpoznawania mowy przy dodawaniu nowych zadań, słaba integracja z pocztą, gdy nie korzystasz z adresu live.com oraz Outlooka i kilka innych, których w tej chwili nie pamiętam 😉 ).

Kalendarz – Google Calendar

Tej części mojego systemu będę się również mocniej przyglądał, ale jak do tej pory kalendarz od Google sprawdza się dobrze. Mam część wydarzeń, które dzielę z moją Żoną, jeden kalendarz (dotyczący mojej drugiej pracy), który udostępniam całej rodzinie (wiedzą, kiedy pracuję) i powoli staram się sprawiać, by nie wpaść w zbytnią narzędziozę przy tworzeniu moich planów na nadchodzące dni.

Następuje powolny rozwój tego narzędzia, ale głównie opieram się tu na tym, by to narzędzie służyło mnie, a nie żebym to ja musiał spędzać czas na dostosowywanie narzędzia (chociaż bardzo to lubię i chętnie bym to zrobił 😀 – ale kto wtedy wykonałby moje zadania?).