Moja baza wiedzy – jakiej aplikacji używam?

Data ostatniej aktualizacji: 26 września 2019


Żyjemy w erze, w której informacje są dla nas dostępne na każdym kroku. Niestety sama dostępność nie oznacza tego, że łatwo będzie nam odnaleźć to, czego w danej chwili szukamy.

Od dłuższego czasu rozglądam się za aplikacją, która stanie się moim „centrum dowodzenia”, w której uporządkuję nieustannie pojawiające się nowe wyzwania, zobowiązania albo po prostu informacje, które chcę mieć pod ręką, kiedy będę ich potrzebował

Przez ostatni rok przetestowałem już wiele aplikacji i chyba w końcu znalazłem to, czego szukałem.

Zanim zaczniemy

Najważniejsze, co udało mi się odkryć to fakt, że nie ma rozwiązania, które byłoby idealne dla każdego. Wszyscy mamy swoje preferencje i oczekiwania co do tego, jaki powinien być idealny planer/organizer.

Aplikacje, które dla innych były spełnieniem wszystkich marzeń, mnie nie satysfakcjonowały i wciąż czegoś im brakowało. Ale może być również tak, że moje idealne rozwiązanie nie będzie Twoim – to w końcu tylko moja perspektywa 🙂

Jakie aplikacje testowałem?

Do testów wybierałem aplikacje polecane przez innych, takie, które znalazłem w artykułach podobnych do niniejszego, czy po prostu przeszukując Google (wielokrotnie i długo 😉 ).

Trello

Trello to aplikacja stworzona przez firmę Fog Creek, a w 2017 została przejęta przez Atlassian. Służy do tworzenia tablic w stylu Kanban. Jest to bardzo dobre rozwiązanie przy planowaniu projektu, jego kolejnych faz i zadań, które w nim następują, ale średnio w moim odczuciu sprawia się jako miejsce to zapisywania moich list to-do. Zbyt szybko można pogubić się w nadmiarze tablic, kolumn i elementów. Wersja darmowa zawiera nielimitowaną ilość tablic, kart oraz ilość miejsca, natomiast ograniczenie dotyczy maksymalnej wielkości pojedynczego pliku (10MB) oraz dodatków, dzięki którym można rozszerzać możliwości tablicy (np. kalendarze, niestandardowe pola, automatyzacja).

Evernote

W Evernote nie do końca odpowiadała mi funkcja dzielenia wszystkiego na notatniki (w moim odczuciu notatniki dawały zbyt mało elastyczności), jednak funkcja wyszukiwania pozwalała się łatwo odnaleźć, nawet przy dużej liczbie zadań.

Ciężko było mi wydzielić najmniejsze zadanie, które można by było zapisać jako pojedynczą notatkę, a które jako część listy wewnątrz notatki.

Bardzo fajną opcją była możliwość nagrywania notatek głosowych, dobrze sprawdzało się to w momentach, gdy nie miałem możliwości lub czasu napisać notatki samodzielnie.

Nie do końca pasował mi design, szczególnie w wersji webowej (same ikony w menu po lewej stronie nie zawsze były czytelne, zapominałem co która oznacza).

W tamtym czasie próbowałem również rygorystycznie wprowadzać metodę GTD (Getting Things Done) i całe to połączenie nie do końca mi odpowiadało.

Evernote w wersji darmowej nakłada limit na ilość przesyłanych danych (60MB na miesiąc) oraz wielkość pojedynczej notatki (25MB). Obawiałem się przez to, że nie będę do końca w stanie przetestować tej usługi i nie natknąć się na limit.

Google Keep

Aplikacja od Google dobrze sprawdza się, gdy trzeba bardzo szybko zapisać jakąś rzecz. Wystarczy wejść, kliknąć utwórz notatkę i już możemy tworzyć.

Dobrze sprawdza się do tworzenia listy zakupów. Kiedy jestem na zakupach, a mojej ukochanej przypomni się, że miałem coś kupić – ląduje to na naszej współdzielonej notatce, która szybko synchronizuje się i już wiem, co mam kupić.

Google Keep brakuje jednak bardziej rozbudowanych funkcji typu dodawania odniesień do notatki wewnątrz innej notatki, relacja typu rodzic-dziecko dla notatek i to sprawiło, że oprócz trzymania strzępków informacji, nie używam jej zbyt mocno.

Orgzly

Na Emacsa natknąłem się podczas mojej podróży przez świat Web Developmentu. Niektórzy programiści rozpływali się nad możliwościami tego już ponad czterdziestoletniego programu, a w szczególności nad możliwościami Org-mode, czyli jednego z trybów działania Emacsa.

Dużą zaletą org-mode jest to, że używa formatu tekstowego. Nie jest konieczne używanie żadnego oprogramowania, żeby zapisane informacje odczytać i wykorzystać.

Dodatkowo, możliwości Emacsa są naprawdę ogromne. Niektórzy wykorzystują go jako skrzynkę pocztową, przeglądarkę internetową, nawet jako menedżer okien. Warto zainteresować się tym programem, choćby spróbować niektórych funkcji.

Z Emacsem miałem dwa podstawowe problemy:

  • brak dobrej aplikacji na smartfony (ja działam na Androidzie, nie wiem jak sprawa przedstawia się w tej kwestii na iOSie)

Dużą wagę przywiązuję do tego, żebym mógł używać aplikacji bez problemu na każdej platformie, z której korzystam. Na Androidzie korzystałem z Orgzly i częściowo z emulatora terminala Termux, na którym włączałem pełnoprawną wersję Emacsa.

Możliwość włączenia tak rozbudowanego programu na moim smartfonie jest świetną rzeczą, ale Emacs jest takim programem, z którego najwięcej czerpie się, korzystając z klawiatury (ilość skrótów klawiszowych może przyprawić o ból głowy, ale daje świetne możliwości przyspieszenia swojej pracy, jeśli dobrze je zapamiętasz). Dodatkowo, dużo korzysta się z klawiszy CTRL (CMD), SHIFT i ALT, a klawiatury na smartfonie nie są do tego przystosowane i wygoda takiego rozwiązania jest mierna.

Orgzly z drugiej strony nie jest najgorszym rozwiązaniem, ale nie daje możliwości automatycznej synchronizacji np. po wprowadzeniu zmian czy uruchomieniu aplikacji, więc wszelkie synchronizowanie (z Dropboxem) trzeba wykonywać samodzielnie i o nim pamiętać. To był dla mnie duży minus, bo choć możliwości Orgzly i Emacsa są naprawdę ogromne, to czasami zapominałem zsynchronizować zmiany na telefonie zanim zacząłem coś wprowadzać, a niestety w przypadku konfliktu (gdy zarówno wersja w chmurze, jak i lokalna są edytowane) możemy wybrać czy chcemy nadpisać opcję lokalną, czy tę w chmurze.

  • brzydki wygląd

To też kwestia osobistych preferencji, ale do mnie odpowiednia ilość whitespace, ładna czcionka naprawdę przemawiają i dużo chętniej wracam do dobrze zaprojektowanych wrażeń. Emacs jest skupiony na funkcjonalności i choć jest cała masa przygotowanych motywów i można nawet zaprojektować własny, to jednak żaden mnie nie przekonał, a przy używaniu narzędzia do zwiększania własnej produktywności nie chciałem większości czasu poświęcać na projektowanie samego narzędzia. W dodatku, motywy działają jedynie w Emacsie (Orgzly posiada trzy bardzo podstawowe motywy, które są w porządku, ale jak dla mnie – brakuje im tego „czegoś” 😉 ).

Mój wybór

Po wielu, wielu, wielu miesiącach poszukiwań wydaje mi się (najgorzej jest, jak się coś komuś wydaje 😀 ), że w końcu znalazłem narzędzie idealne lub do idealnego najbardziej zbliżone. Jest nim Notion, czyli połączenie dobrych funkcji z wielu programów, w tym również aplikacji wymienianych przeze mnie powyżej.

Notion jest jakby połączeniem najlepszych cech powyższych programów. Możesz w nim stworzyć tablicę w stylu Kanban, w innym miejscu mieć listę to-do, to wszystko mieści się na stronach (Pages), które są bardzo elastyczne. To jest program, który dostosowuje się do Ciebie. Równie łatwo można stworzyć tam projekt wpisu na bloga, jak i rozbudowaną osobistą wikipedię dotyczącą wybranych przez Ciebie tematów.

Do Notion na pewno trzeba się nieco przystosować i być chętnym do nauki. Ale ładny, czytelny wygląd upraszcza, czy też uprzyjemnia to zadanie. Notion ma też rozbudowaną dokumentację (stworzoną, a jakże, w Notion), która pozwala uczyć się nowych i lepszych funkcji tej aplikacji.

W darmowej wersji występuje ograniczenie do 1000 elementów (całkiem sporo, ja wciąż wykorzystuję tę wersję), a wersja personalna kosztuje 4$ (przy płatności miesięcznej 5$) na miesiąc. Nie jest to więc rozwiązanie najtańsze spośród narzędzi wymienionych przeze mnie, ale wartość, jaką można dzięki Notion zyskać znacznie przekracza to, co musimy zapłacić.

Podejście do klienta jest również niesamowite. Czuje się, że ludzie pracujący nad Notion naprawdę chcieli stworzyć coś, czego sami chcieliby używać/używają, a dodatkowo dają od siebie naprawdę dużo. To sprawia, że Notion jest moim wymarzonym narzędziem do organizacji własnego życia (przynajmniej w tym momencie – ale z ekscytacją czekam, jak w najbliższych latach rozwinie się ta branża i ta aplikacja).

avatar